この本を読むと得られるもの
ポモドーロとは、トマト型のキッチンタイマーのことです。
著者のシリロさんが取り組まなくてはならない作業の為に使ったのが始まりです。
その成果が実った時、自己コントロールが不思議と出来ていた事に気付きます。
そこから「ポモドーロ現象」について探究されました。
なぜ効果があったのか？最適な長さは？一日で何回できる？休憩のながさは？
その後、様々なオフィスで広まり、ハーバードやニューヨークタイムズなどでも取り上げられるようになりました。
仕事や勉強の集中を邪魔をする最大の原因は、シリロさんが「内的中断」と呼んでいるものです。
メールの着信、SNS、デスクの片付け、ふと湧いてくる欲求。
これらの対処をどうするかです。
この本では、
- 基礎
- 個人としての目標達成
- チームとしての目標達成
- 結果
の項目で書かれています。
個人でなく、チームでも使えるんですね。
ここでは、
ポモドーロテクニックを使うとどうなるの？
ポモドーロテクニックの目的は能率のアップです。
使いこなすとこんな事が可能になります。
- 時間の「生成」に関する不安の緩和。生成とは時を計るという習慣です。
- 中断を減らす事で集中力の向上
- 意思決定に対する意識の向上
- 動機を高めて維持する
- 目標達成への意志を高める
- 仕事や勉強のプロセスの改善
- 複雑な状況でも粘り強くなる
効果バツグン過ぎです。
前提としてポモドーロテクニックは3つの基礎要素に基づいています。
- 「生成」という概念に焦点を合わせない、これまでとは違う時間設定の方法。これにより不安が解消されて、能率アップ！
- 頭をより良く使うこと。それによって思考が明確化して意識が高まり、集中力も向上して学習が捗る。
- 使いやすく負担にならないツールの活用。シンプルなので長続きして、目標達成への努力に集中できる。
ポモドーロテクニックに必要なのはキッチンタイマー。
もちろんスマホでも問題ありません。
それと「今日やること」シートです。
その日にすることを重要な順に並べたリストです。
「予定外の緊急な要件」というセクションも用意します。
そして「仕事の在庫」シート。
仕事の内容を書き込みます。一日の終わりにチェックします。
最後に「記録シート」です。
ポモドーロテクニックのリポートや図表の作成に必要な元データを書き入れます。
作業に必要なポモドーロの回数を記入します。
「記録」「処理」「視覚化」のプロセスは、この記録シートで行います。
必要なポモドーロはどれだけ？
標準的なポモドーロテクニックは、30分が1単位とします。
一日の初めに、「仕事の在庫」シートから、その日に片付けたい仕事を選んで、重要な順で「今日やること」シートに記入します。
では、ポモドーロを25分にセットして、「今日やること」シートの中から作業に取り掛かりましょう。
タイマーはしっかりと残り時間が舞える様にして使います。
ポモドーロテクニックは中断出来ません。
また切り分ける事も出来ません。
誰かに、あるいは何かに邪魔されたら、そのポモドーロは無効です！
最初からやり直す事になります。厳しい！
タイマーが鳴ったら、それまでやっていた作業項目の横にバツ印を付けます。
そして3〜5分の休憩を取りましょう。
タイマーが鳴ると、その作業は完全に終了です。
もう少しで終わりそうでも、作業は続けてはいけません！
休憩を取る事で、自分を仕事から切り離す事が出来ます。それまでの25分で学んだことを頭に染み込ませ、同時に次のポモドーロに向けてリフレッシュを得ます。
椅子から立ち上がって歩いたり、水を飲んだり、ストレッチなんかをしたりします。
この短い休憩には頭を使う事は避けるようにします。
スマホは極力触らないようにしましょう。
やりたい事が浮かんだのなら、その事柄は「仕事の在庫」シートに記入して、その為のポモドーロを確保します。
休憩が過ぎたら、またタイマーをセットして次のポモドーロに移ります。
それが終わったら「今日やること」シートの横にまたバツ印を付けます。
4回のポモドーロごとに作業を中段し、15〜30分の長めの休憩を取りましょう。
この時間では、掃除をしたり、留守電をチェックしたり、散歩なんかもいいですね。
ポイントは複雑なことはしないという事です。
それまでやっていた作業についても考えることはやめて、頭の中を整理して最高の状態で次のポモドーロに向かいましょう！
作業が終わるまでポモドーロを繰り返し、終了したら「今日やること」からその項目を横線で消します。
タイマーが鳴る前に終わっても、ポモドーロは続けます。
残った時間で更に学習を進めたり、見直したりします。
逆にポモドーロの最初の5分以内で終わったら、前のポモドーロで終了したということで、ポモドーロ数にはカウントしません。
ひとつの作業が終了したら、シートの中の次の作業に移ります。
終わったら記録しよう
一日の最後には、完了したポモドーロをシートに記録します。
「仕事の在庫」からも削除しましょう。
ひとつの仕事を終わらせるのに費やした労力を集計してまとめ上げます。
その為の項目として、日付、開始時刻、ポモドーロの総数、結果に関する感想などを記録します。
重要なのは、作業に要したポモドーロの総数です。
記録によってポモドーロテクニックのプロセス改善に役立ちます。
プロセスの各段階は役立っているか、規約に省ける段階はないか。
中断を減らせるか
実際過去にポモドーロっぽいのをやってみて思うのが、色んな事が頭をよぎって作業が中断してしまう事なんです。
中段は２つの原因から起こります。
まずは内的中断。
なんか食べたくなったり、飲みたくなったり、調べ物してたらそのままスマホを触ってたり。
それによって自分の立てた予定を考え直したりしてしまいます。
これに対応するには、まずは中断を可視化します。
中断したくなったら、その都度「今日やること」シートに印をつけていきます。
そしてその状況にどう対処するか決めます。
先送りできないなら、「今日やること」の「予定外」の欄にそれを書き入れます。
もしくは、緊急でないものは「仕事の在庫」シートに書き入れておきます。
印を付けたら、タイマーが鳴るまで作業に集中します。
ポイントは、ポモドーロテクニックでは用事ややりたい事が頭に浮かんでも、今のポモドーロが終わるまではやらない！と心に誓う事です。
もうひとつは外的中断です。
絵の通知が来たり、電話が鳴ったり、家族に話しかけられたり。
外的中断に対しては、ポモドーロを「守る」事が必要になります。
「今日やること」シートにバツ印をつける楽しみが奪われようとしてます！
これは通知を切る、相手に伝えておく、留守電にしておくなどで対処します。
大抵の用事なんて、今すぐ対応しないといけないものじゃありません。
次の休憩まで放っておいても大丈夫ですよ。
そしてどのような外的中断が発生したかも記録しておきます。
そうすることで、自分の決意を改めて確認して、ポモドーロを中断させずに外的中断の要因を見極めることが出来ます。
そうやってポモドーロを続けるとコツがわかってきます。
実践してみたこと
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